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人事档案管理业务服务规范

 一、范围

  本规范规定了人事档案管理的业务范围、服务流程及要求。

二、术语

  流动人员

  特指在依法获得相关资质的机构保存人事档案的人员(以下简称个人)。包括辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位的专业技术人员和管理人员;与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员;用人单位接收的大中专毕业生;自费出国留学人员及其他因私出国人员;外商投资企业、乡镇企业。区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员;外国企业驻华代表机构的中方雇员;其它流动人员。

三、资质

  接受用人单位或流动人员的委托从事人事档案管理业务的机构,必须经业务主管部门批准或授权。

四、业务范围

 (一)出具人事证明

 (二)办理转正定级手续

 (三)办理出国(境)手续

 (四)专业技术职务资格申报

 (五)办理人才引进入户手续

 (六)专业技术、管理人员辞职审批

 (七)专业技术、管理人员工作调动

 (八)聘用合同鉴证

 (九)其他需要办理事项

五、服务流程及要求

 (一)单位委托人事档案受理

 1.委托单位应提交如下材料:

 (1)单位的营业执照(法人证书)副本复印件。

 (2)单位委托函。

 (3)经办人身份证复印件。

 2.审核提交的材料。

 3.机构与委托单位签订委托管理协议。

 4.发放开户凭证。

 5.单位持开户凭证或个人持单位介绍信及有效证件。

 6.机构向个人原单位开具调档函。

 7.接收人事档案,审核档案材料。

 8.接转行政、工资关系。

 9.与个人签订委托管理人事档案合同。

 10.退回原单位档案转递通知单回执。

 11.发放存档凭证。

(二)个人委托人事档案受理

 1.个人提交有效证件。

 2.机构向个人原单位开具调档函。

 3.接收人事档案,审核档案材料。

 4.接转行政、工资关系。

 5.退回原单位档案转递通知单回执。

 6.与个人签订委托管理人事档案合同。

 7.发放存档凭证。

 8. 收缴存档管理费。

 (三)材料归档分类

 1.履历材料:

 (1)履历表。

 (2)登记表。

 2.自传材料:

 (1)本人经历。

 (2)思想汇报。

 (3)家庭情况。

 (4)社会关系等。

 3.鉴定、考核、考察材料:

 (1)以鉴定为主要内容的登记表。

 (2)由组织出具的个人表现材料。

 (3)考核和民主评议的综合材料。

 (4)作为任免、个人调动依据的正式考核综合材料。

 4.学历和评聘技术职务材料:

 (1)报考高等学校的登记表、审查表、选拔留学生登记表。

 (2)大中专院校毕业登记表、学习成绩表、高校招生登记表、毕业生报到证。

 (3)学历、学位证明材料。

 (4)专业技术职务任职资格申报表、晋升、聘任专业技术职务的材料。

 (5)创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等。

 5.政审材料:

 (1)审查个人历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料,作为结论依据的调查证明、证据材料。

 (2)入党、入团、入伍、入学、出国等政审调查材料。

 (3)更改姓名、民族、年龄、参加T作时间的组织审查材料及所依据的证明材料。

 (4)家庭成员及主要社会关系政治历史情况的证明材料。

 6.入党、入团材料:

 (1)入党志愿书、转正申请书、入党申请书。

 (2)党员登记表、不予登记的决定,组织审批意见及所依据的材料。取消预备党员资格的组织意见、认定不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料及组织审批材料、退党材料。

 (3)加入民主党派的有关材料。

 7.奖励材料:

 (1)各级先进人物。英雄模范称号登记表(审批表)

 (2)模范事迹。嘉奖、通报表扬等材料。

 (3)创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料。

 (4)立功授奖。表彰等材料。

 8.处分材料:

 (1)处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见及检查材料。

 (2)甄别、复查报告、解除,撤消处分的决定,上级批复及本人意见。

 (3)通报批评材料。

 9.任免、工资、出国、退 (离)休等材料:

 (1)职务任免呈报表。

 (2)招工、录用。聘用登记。审批表。

 (3)签订或解除劳动、聘用合同证明。

 (4)服兵役登记表、退伍、转业审批表。

 (5)工资级别变动登记表,职务工资变动登记表。

 (6)见习期、试用期、转正定级、晋级等各种T资变动审批表。登记表。

 (7)出国、出境人员审查表。

 (8)辞职、退职、离休。退休等审批材料。

 (9)各类代表大会代表登记表。

 (10)有关工龄方面的证明及组织参考材料。

 10.其他材料:

 (1)工会关系证明。

 (2)证明有残疾的体检表等材料。

 (3)生育状况及独生子女证明等。

 (4)非正常死亡的调查报告及材料。

 (5)其他可供组织上参考的材料。

 (四)归档材料鉴别

 1. 要求

 (1)事实准确。

 (2)材料完整。

 (3)手续完备。

 2.方法

 (1)确定材料属于该人员。

 (2)确定材料属于人事档案内容。

 (3)确定材料符合清理的有关政策规定。

 (4)确定材料完整和手续完备。

 (5)确定材料具有保存价值。

 (五)材料收集与整理

 1.材料及书写要求:

 (1)材料统一使用帕开规格的办公用纸。

 (2)不得使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝墨水和复写纸书写。

 2.分类准确、编排有序。目录清楚、装订整齐,

 3.材料整理应按照本部分第五条第三项的10项分类,依时间、类别等排列。进行登记编目、装订、验收。

 (六)人事档案卷皮

  档案袋样式和规格应符合《干部档案工作条例》中组通字〔1991〕13号的规定

(七)人事档案保管

 1.库房要求

 (1)要建立坚固的,防火、防潮专用档案库房,配置铁质档案柜。

 (2)档案库房应具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。

 (3)档案库房、阅档室和工作人员办公室三室分开。

 (4)档案库房温度应为14C-24C,相对湿度应为45%-65%。

 2.规章制度

  应建立人事档案保管、保密、安全、借阅、转递等管理制度和工作流程。

 3.工作人员

  按有关规定配备具有政治素质好,熟悉人事管理政策和档案管理专业知识的共产党员从事人事档案管理工作。

 (八)人事档案查询

 1.查阅有关人员人事档案,应出示单位组织、人事部门有效介绍信,并申明查阅理由,方可办理查阅手续。

 2.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

 3.告之查阅人事档案必须严格遵守保密规定和阅档规定。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,查阅者不得泄露或擅自向外散布档案内容。

 4.告之借用、查阅人事档案的人员,不得擅自拍摄,复制档案内容。

 (九)人事档案转出

 1.接到调档函,确认转档手续完备后,及时办理有关人事档案转移手续。

 2.查收档案转递通知单回执,确认档案到达请调单位。对转出档案材料不齐全或不明确的,应及时补齐或说明。

 3.在确认档案转出无误后,应及时与存档人员或其所在单位终止委托存档关系和档案管理合同。

 六、人事档案管理相关业务流程及要求

 (一)出具人事证明

  委托单位或个人应向机构提交单位介绍信或个人存档凭证,及所需要提交的其他证件。经对提交材料审核无误后,依据档案记载开具人事相关证明并加盖公章。

 (二)办理出国(境)手续

 1.委托办理的单位或个人提交存档凭证及相关材料。

 2.审核所提交材料和本人人事档案。

 3.办理政审及其他相关手续。

 4.有关材料整理归档。

 (三)专业技术职称资格的审核与评审

 1.通知委托单位或个人提交存档凭证及相关材料。

 2.审核所提交材料和本人人事档案。

 3.上报评审委员会组织评审。

 4.取回己评审材料并整理归档。

 5.通知发放相关专业技术任职资格证书。

 (四)办理人才引进入户手续

 1.委托办理单位或个人提交存档凭证及相关材料。

 2.审核所提交材料和本人人事档案。

 3.认证后出具相关函件。

 4.有关材料整理归档。

 (五)办理大中专毕业生转正定级手续

 1.通知委托单位或个人提交存档凭证及相关材料。

 2.审核所提交材料和本人人事档案。

 3.办理审批转正定级的相关手续。

 4.有关材料整理归档。

 (六)专业技术、管理人员辞职审批

 1.委托办理的单位或个人提交人事档案及相关材料。

 2.审核所提交材料和本人人事档案。

 3.办理审批辞职的相关手续。

 4.有关材料整理归档。

 (七)专业技术、管理人员工作调动

 1.委托办理的单位或个人提交人事档案及相关材料。

 2.审核所提交材料和本人人事档案。

 3.开具工作调动函。

 4.有关材料整理归档。

 (八)聘用合同鉴证

 1.委托办理的单位或个人提交存档凭证及相关材料。

 2.审核所提交材料。

 3.办理合同鉴证的相关手续。

 4.有关材料整理归档。

 (九)其他