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怎样把解雇面谈做得让HR和员工都舒心?
2017-11-03阅读 加载中...

 作者|武芳旭


本文首发自《人力资源》杂志

01、解雇面谈中的四个基本问题

在进行解雇面谈时,需要重点关注四个方面的问题,即由谁通知(Who)、何时通知(When)、何地通知(Where)和如何通知(How)。

●由谁通知

选择进行解雇面谈的主体十分重要。解雇面谈的主体应该是直线经理,而不是高层管理者或人力资源部门。相对于公司的其他管理人员,员工更加信赖其直线经理,如果由直线经理通知,也能让员工感到经理对他的重视和关爱,即使被解雇也比较容易接受。

如果是辞退,那么直线经理已经掌握了进行解雇面谈所需信息,因此可对整个面谈有更准确的把握;如果是裁员背景下的解雇,直线经理也需要在面谈时将原因向员工解释清楚。

在面谈时,可以有第三方在场,例如人力资源部门的代表,但进行解雇面谈的主体依然是直线经理。第三方在面谈中充当调节者和见证者的角色。一方面,在面谈过程中员工出现情绪失控或有过激行为的情况时充当调节者,缓和紧张的气氛,使面谈能继续进行;另一方面,也是作为整个谈话

的见证者,起到公证的作用。

●何时通知

多数管理者会尽量推迟解雇面谈时间,直到星期五下午下班之前,在结束解雇面谈后感觉松了一口气,觉得终于完成了这件困难的事情。

笔者并不赞同这种做法,选择在星期五下午进行解雇面谈并不是一个很好的选择,因为这种时间安排反而使员工在整个周末都感到焦躁、愤怒和不安,并有可能将这种情绪传递给身边的亲友,使不良情绪继续发酵,员工也会有充分的时间来思考起诉的问题。

而在星期一进行解雇面谈,则是一个不错的选择,员工将会有整个星期的时间来寻找新的工作,同时这样的时间安排也会将这次解雇对其他员工的负面影响降到最低。解雇时间的最佳安排在以下两个例子的比较中可以得到很好的说明。

【案例一】周五下午5∶15,张丽正要准备下班,经理却通知她被解雇了。接到通知后,张丽来不及调整自己的心态就按计划参加朋友的聚会,席间她向好朋友抱怨所受到的不公对待。回家后,她又将被解雇一事告诉了丈夫,丈夫立刻开始担心如何支付下个月的房屋按揭贷款。整个周末,张丽每到一个地方,身边都围绕着对她的遭遇感到愤慨的人,这使得她怒火中烧。整个周末张丽都对被解雇一事耿耿于怀,周一早上打电话给她的律师同学咨询是否可以起诉她之前的公司。
【案例二】周一上午8∶30,张丽接到了解雇通知。张丽用了好几个小时来思考她的人生,遭解雇令她感到气愤和心烦,但思考的时间越长,她越意识到先前的工作可能并不适合她。于是她开始重新找工作。她买了一份报纸,根据上面的分类广告列出来一份职业介绍所的名单,准备第二天去寻找新的工作。当她要向家人和朋友解释她的处境时,她已经着手解决这一问题,同时已经有了下一步的行动计划。张丽对被解雇还是不开心,但是已经能较为冷静地进行处理了。
通过以上对比可以发现,同样是解雇面谈,由于选择不同的解雇通知时间,其效果完全不同。相对于星期五,星期一显然是一个更好的时间安排。

●何地通知

许多管理者选择在自己办公室进行解雇面谈,而这并不是一个好的选择。如果被解雇员工变得愤怒且拒绝离职,或是因情绪崩溃而大吵大闹,都会在公司产生不好的影响,甚至影响其他员工的正常工作。

一个中立的谈话场所是最佳的选择——比如公用会议室或空置的办公室。这种场地有两个好处:第一,这是对于被解雇员工最基本的保护。毕竟被解雇不是一件十分光彩的事情,被解雇员工也不愿意让其他同事听到或看到解雇面谈的全过程,经理也可以在结束解雇面谈之后离开,使当事人在面对同事之前有一些时间调整情绪。第二,这种安排也避免了其他员工因无意间听到或看到而产生不必要的猜测,从而影响他们的正常工作,甚至影响到整个团队的工作氛围。

●如何通知

一般来说,解雇面谈应该选择面对面、一对一的通知方式,这样能使员工感受到管理者对这件事的重视和对员工的尊重。

当然,也有一些例外的情况,这主要取决于企业文化。在一些企业中,E-mail被习惯用于通知员工一些重要的信息,因此在某些情况下,通过E-mail通知员工其被解雇的消息也是可行的。例如,亚马逊公司会通过现场会议来宣告裁员的消息,但有一些远程工作人员无法参与会议。为保证不漏掉任何一个员工,在会议进行的同时,也会通过E-mail将裁员信息发送到每一个被解雇员工的邮箱。

某些情况下,选择群体通知形式也会比一对一通知更加合适。有时,裁员可能是撤销整个部门的成建制裁员或规模裁员,此时选择群体通知可以使大家了解这不是针对某一具体员工的解雇,但在进行成建制裁员或规模裁员时,一定要对受到影响的员工集中召开一系列座谈和沟通的会议,这也是裁员管理中更为重要的裁员幸存者管理问题。

那么,解雇面谈需要多长时间呢?事实上,通知员工被解雇的消息一般只需要15分钟甚至更短的时间。在解雇面谈中,执行者只需做三件事:一是通知员工其被解雇的事实;二是向其解释被解雇原因;三是告知员工公司的下一步计划。

执行者要告知员工其被解雇的决定和原因,以及企业的“下一步计划”,因为员工得知被解雇后可能会有激烈反应,因此要使员工了解“下一步计划”,包括工资、福利、经济补偿等在内的具体方案及后续安排,并要结合劳动法律法规和企业规章制度对以上方案进行清晰说明和解释。同时,还应该提供给员工一份离职流程图,告知其接下来该如何顺利完成工作交接和办理离职手续。

02、解雇面谈的注意事项

为确保解雇面谈顺利进行,解雇面谈执行者应做好以下五个方面的工作:

●充分准备

在解雇面谈之前,不仅要对被解雇员工的收入情况、身体和心理特征、人际关系等方面进行了解,还要对解雇员工所涉及到的法律问题进行分析,要思考其可能提出的问题,并事先列出一个发言提纲和面谈计划。

●坚持原则,注意语气和措辞

在进行解雇面谈时,执行者要坚持原则、态度坚定,强调解雇决定无法更改。同时,要使用客观中立的语气来传达消息。不要试图表现幽默感,这会让被解雇员工感到被嘲笑,不但不利于改善气氛,反而起到相反的作用。另外,执行者常常倾向于使用间接性语言来减轻对员工的打击,但是,间接性语言常会使员工产生误解。例如,“你现在做的项目被取消了”,那么员工可能会认为他将要做另一个新项目;“我们不再需要你从事销售了”,那么员工可能认为他将被转到生产部门工作。因此,在传达消息时一定要开门见山,重点突出,简洁清晰。

●善于倾听,主动把握解雇面谈节奏

在面谈中,执行者应主动听取被解雇员工的意见,若员工反应激烈,不应与其辩论而要积极倾听,使用点头或短暂沉默配合员工的意见表达,使其可以冷静接受事实。同时,在面谈过程中,执行者还要主动把握好面谈的节奏,不要和员工在某个问题上耗时过多,注意控制面谈时间。

●避免在解雇面谈中讨论绩效问题

如果是辞退,且辞退程序符合法律法规和企业规章制度,那么绩效问题在先前的绩效沟通中就应详细讨论过,无需再次重复。

●不要让员工感到其被解雇是歧视所致

例如,“我们需要的是没有太多家庭方面的压力,可以在八小时之外见客户的员工”,“我们需要的是精力充沛的员工”,这些语言都可能会让被解雇员工感到他们被解雇是由于已婚、年龄太大等原因,而这是歧视的表现,极易引发劳动争议。

03、解雇面谈中的收获

通过解雇面谈,企业可以收获到一些有利于提高团队绩效和长远发展的信息。因为相对于其他的在职员工,被解雇员工更易坦诚地谈论团队和公司存在的问题。而要获得这些信息,就需要提供给被解雇员工发表个人观点的机会,这也能在一定程度上减轻其遭解雇痛苦。而执行者也可通过其看法、抱怨和建议,了解团队和公司存在的可以改进的一些问题并确定改进措施。

总的来说,有效的解雇面谈对于劳动者和用人单位都十分重要,不仅能使双方的关系融洽,缓解被解雇员工的痛苦,预防劳动争议的发生,还能获取对企业长远发展有益的信息。在解雇面谈中,如果能对上面所提到的问题加以关注,并在实施过程中注意合法、合情、合理的把握,将使解雇面谈变得更为有效和人性化。
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